如前所述，國與國之間建立外交關系有三個等級：大使級外交關系、公使級外交關系和代辦級外交關系。兩國之間建立哪一級的外交關系，直接反映兩國關系的良好與否。代辦級外交關系是最低一級的外交關系，我國與英國、荷蘭最初建立外交關系時為代辦級，后升為大使級。代辦處的館長為代辦，即常駐代辦。  常駐代辦由一國的外交部長向另一國的外交部長派遣，所享受的禮賓等級次于大使和公使，但所享有的外交特權與豁免權與大使、公使相同。

臨時代辦不同于常駐代辦。  當大使、公使或常駐代辦離職、休假或因故不能視事時，即任命臨時代辦主持使館館務。在新建使館的首任大使尚未到任前，或新舊大使交接缺位期間，也均任命臨時代辦負責建館事宜或臨時主持館務。臨時代辦不是外交代表的一個等級，由臨時代辦主持大使館館務并不改變兩國建立外交關系的等級。

臨時代辦的任命，一般由大(公)使以照會通知駐在國外長，或由大(公)使館以照會通知駐在國外交部，并以同樣方式通知駐當地的所有建交國家的使館。如是新建使館，在大使尚未到任前負責建館任務的臨時代辦，則由派遣國外交部長向接受國外交部長派遣。如臨時代辦又不能視事、需要新任命一位新的臨時代辦時，也需要由派遣國外長任命。近來，有些國家也以普通照會由其外交代表機關把任命通知駐在國外交部和其他國家駐當地使館。

臨時代辦一般均由外交代表機關中級別最高的政務外交官擔任。商務、文化、軍事方面的外交官一般不擔任臨時代辦。如果使館中沒有外交官擔任臨時代辦，可以在征得駐在國同意后，指派一名不具有外交官身份的職員臨時主持館務，但不稱為臨時代辦。

外交人員被任命為臨時代辦，不必事先征得駐在國的同意。