在使用有關禮儀的文書電報時，應注意以下事項：

(1)文電中的外國國名，應使用全稱。同一國名如出現數次，至少首次應用全稱。  如習慣用簡稱，可使用正式簡稱。  某些特殊國家，如多米尼加共和國、多米尼加聯邦等，不可使用簡稱。  文中的單位名稱，第一次亦應使用全稱。對方的職銜、姓名在作為抬頭出現時，亦要用全稱。

(2)文書格式要合乎規范，不要用錯。非外交機構一般不使用照會的格式，可使用對外函件進行交往。人稱要與文書格式相適應并前后統一。例如，普通照會一般只用第三人稱，但不注意時容易出現“貴方”、“我方”等稱呼，造成混亂不清。  簽署者與受文者要相適應，人對人，單位對單位。如系人對人，雙方身份要相當。

(3)文書中對人的稱呼要合乎禮儀習慣(參見本書“姓名與稱呼”)。

致意語的用法亦要取決于不同場合與習慣。例如，外交照會開頭時，常有“向×××致意并榮幸地……”的引文，在一般對外函件中不使用。在吊唁、慰問等信函中不要用“榮幸地……”等詞句。  文尾的致意語，向外交部或大使館發照會可用“順致最崇高的敬意”;向代辦處發的照會不用“最”字，只用“順致崇高的敬意”。純屬事務性的文書，也可不用“最”字。非外交機構使用對外文書，可視不同的發文和受文者選用“最崇高的敬意”、“崇高的敬意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最親切的問候”、“順致敬意”、“順致問候”等。

(4)關于譯文。  對外文書應以中文為正本，必要時，附以外文譯文。譯文本，應用不帶機關銜的白紙，并在右上角注明“譯文”字樣。譯文應考慮外文的慣用格式，不應套用中文格式。我駐外機構，在外文水平有把握、有力量的情況下，凡純屬一般事務性的函件，可只用外文(指駐在國文字或通用的外國文字);對申請簽證、身份證及一般外交人員的調職、離任等普通照會，亦可只用外文。

(5)對外文書的打印位置要適當。抬頭處，受文人的職銜、姓名和稱呼應在第一行頂格排列(如排不下，也可將職銜單列一行不加標點，而把姓名稱呼另排一行),然后再在下一行前面空一格續排行文。  如文書較短，不宜把文字都擠在信紙的上半部分，而要留足夠的天頭，使文件美觀大方。

蓋章的位置要適當，一般以騎年壓月，上大下小(如帶國徽的印章，國徽應印在機關銜上)為宜。

(6)要有嚴密的校對制度。如發現文書、函件等有錯字或格式不對，均應重新打印，不得涂改。

(7)用紙要合乎規定。

(8)收發文應有簽收手續，收到涉外文書應及時處理，不要延誤。