辦公設備是公用的，私人的各種事務請不要隨意在公用設備上進行。雖然說現代社會是一個講求自由的社會，可是公私分明的原則卻不能丟，比如公事與私事，公就是公，私就是私.兩者必須要分明。這也充分顯示了一個人的個人自覺性問題。

1.使用電腦的注意事項

不要在工作期間玩電腦游戲；學會正確使用，如果不會使用請別人幫助，但要看一看別人是否有空；注意保養電腦，每次使用公用電腦之前，若有時間，可將電腦殺毒，使大家都有一個安全的使用環境；注意文件的保密，不要偷看別人的東西，不要占用他人的存儲空間或硬盤文件夾。

2.使用會議室的注意事項

桌面或地下如有污損或臟亂，離開時應隨手以抹布或吸塵器清理，以保持會議室清潔。使用會議室的文具或其他用品完畢之后，立刻歸還原位。飲料紙杯應放入垃圾桶。個人的外套或衣服、書包在會議室中應放置整齊，勿置于桌上。下雨天的雨傘應放置于會議室外。

3.使用復印機的注意事項

復印機是公司里使用頻率較高的公共設備，同事容易在使用時間上發生沖突，一般來說，遵循先來后到的原則，但是如果后來的人印的數量比較少，可讓他先印。當先來的人已花費了不少時間做準備工作，那后來者就等一會兒再來。在公司里一般不要復印私人的資料。如果碰到需要更換碳粉或處理卡紙等問題，不知道如何處理時，可請別人來幫忙。如果復印機紙用完，謹記添加，不要悄悄走掉，把問題留給下一個同事，讓人覺得你不為別人著想。使用完畢后，不要忘記將你的原件拿走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給自己帶來不便。使用完后，要將復印機設定在節能待機狀態。

4.商務傳真規范使用禮儀

利用傳真通訊的主要優點是操作簡便，傳送速度非常之迅速，而且可以將包括復雜圖案在內的真跡傳送出去。它的缺點主要是發送的自動性能較差，需要專人在旁邊進行操作。有些時候，清晰度難以確保。

職場人士在利用傳真對外通訊聯絡時，必須注意下述兩個方面的禮儀問題：

a.必須得法使用

使用傳真設備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規范。不然，會令其效果受到一定程度的影響。

本人或本單位所用的傳真機號碼，應被正確無誤地告知自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內容。

對于主要商務往來對象的傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬無一失，在向對方發送傳真前，最好先向對方通報一下。這樣做既提醒了對方，又不至于發錯傳真。

發送傳真時，必須按規定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時，也要注意使其內容簡明扼要，以節省費用。

單位所使用的傳真設備，應當安排專人負責。無人在場而又有必要時，應使之處于自動接收狀態。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話采用同一條線路。

b.必須依禮使用

辦公人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象，處處不失禮數。

在發送傳真時，…般不可缺少必要的問候語與致謝語。發送文件、書信、資料時，更是要謹記這一條。

出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門所設立在營業所內的傳真機時，除了要辦好手續、防止泄密之外，對于工作人員也須依禮相待。

人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。因此，在收到他人的傳真后，應當在第一時間內采用適當的方式告知對方，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發來的傳真時，千萬不可拖延時問，耽誤對方的要事。