在現代商務活動中，盡管手機、傳真機、電子郵件逐漸普及，并以其快捷和方便的特點迅速發展，但商務書信依然是商務通訊的基礎和重要內容之一，傳真、電子郵件等通訊文件的書寫依然要遵循和借鑒書信禮儀規范，書面商務信函仍然是普遍承認的具有法律效力的經濟交往工具，因此，商務書信禮儀的地位仍然非常重要。

1.稱謂要得體

稱謂也叫稱呼語，信函的稱呼語要準確，符合寄信人與收信人的特定關系，要正確表現收信人的身份、性別等。稱呼語使用不當，可能會得罪人，也可能使收件人沒興趣往下看信件的具體內容。

要正確使用對方的姓名與頭銜，這是一個重要的禮節問題。一般平時對對方稱呼什么就寫什么。在格式上，稱呼語在信的第一行起首的位置單獨成行，以示尊重。如果是自己尊敬的領導和長輩要寫成“尊敬的某某”;寫給非親屬的長輩、業務伙伴，一般在姓氏、名字或姓名后加職務、學銜或職稱，如王經理、李江工程師等。中國人習慣稱職務，歐美人一般愿意被稱呼學銜。如果不知道對方的姓名和頭銜，在發函前最好先打電話詢問收信人的姓名與頭銜。

2.語氣要親切、直接、自然，像面對面說話一樣

即便使用傳真或語音信箱，也應通過恰當的語言和語氣使對方有一種親近感。盡管信函的格式比較正式，但行文應盡量規范化、口語化。

3.語言要恰當

含有性別歧視或易產生歧義的詞語均不應使用。要從收信人的角度突出說明：“他為什么要關心此事”,“這事與他有什么關系”以及“這對他有什么好處”,讓讀信人一開始就進入角色。要開門見山，把最重要的內容寫在最前面，對收信人可能提出的問題應盡量先做回答。這樣，即使收信人看了一半時中斷閱讀，也會了解書信的基本內容。

4.內容要豐富、具體、準確

正文是書信的主體，  即寫信人要說的話，要交代的事情。正文…般

從信的第二行前面空兩格開始。書信盡管內容寫法各不相同，但是都要表情達意，以具體、準確為原則，要字跡工整、言之有物、語句通順，還要措辭得體，根據收信人的特點和寫信人與收信人的關系來進行措辭。應避免寫錯字或打字錯誤，這不僅不禮貌，還會給人粗心的印象。恰當駕馭語言文字能產生影響力，即使是書面聯系也能對他人的感受和行動產生影響，并通過語言文字的魅力給對方留下好感。有時即使對方不同意你的意見或建議，也會對你流利的書法、通暢的文字和彬彬有禮的態度留下深刻的印象。

5.如何結束信函

信函的結尾部分一般要有結束語、致敬語、署名或簽名，以及日期。結束語如：“特此函告”、“專此說明”等，致敬語如：“此致敬禮”、“恭喜發財”等。署名、簽名可并用，也可簽名單獨用，函件一般還需要加蓋公章。人們很重視親筆簽名，有人接到信后還會看是親筆簽名還是簽章。