涉外接待人員要注意個人的形象，給外賓留下良好的印象。涉外工作人員的儀容、服飾要整潔，頭發、胡須、指甲等都要加以修整；穿西裝應系領帶，襯衫應塞在褲腰內，袖口不要卷起，內衣褲、襯衣不要露出來。著裝應注意場合，參加正式活動一般應穿深色服裝，參加喪葬吊唁活動一般應穿黑色服裝。進入室內應脫大衣以及其他相應飾物，并存放于衣帽問。在公開場所不能穿背心、拖鞋。

涉外接待人員的一言一行都代表了國家的形象，因此，對涉外人員的舉止言行的要求十分嚴格。涉外人員的坐姿要端正，不要蹺二郎腿或搖晃雙腿，也不要靠在倚背或沙發背上伸直雙腿，更不可把腳或腿搭在椅子上，女上坐時不可叉開雙腿，站立時不要倚常墻或柱；在外實面前，不要修指甲、剔牙齒、掏鼻孔、揩鼻涕、伸懶腰等，打噴嚏、  打呵欠要用手中捂住嘴、鼻，朝向另一側，避免發出聲音；在外賓面前講話應文雅，不可爭吵或爭論.不可大聲呼喊、喧嘩或大笑。在公共場所應注意保持環境衛生清潔，不隨地吐痰，不吸煙，不亂扔雜物。

參加活動前，不吃蔥、蒜等帶刺激味道的食物。不私白收受外賓禮品，更不可向外賓暗示及索要禮品。服務要熱情周到。遇到自已解決不了的問題時，應主動、及時向有關部門和領導匯報。談話要實事求是，不要允諾或答應沒有把握的事，已經答應的事應說到做到。要注意內外有別，嚴守國家機密。參加外事活動要嚴守時間，不能遲到早退，有特殊事情應事先請假。

接待外賓是一項重要的工作，要嚴格要求自已，嚴謹對待。在工作中嚴格遵照上級和政策辦事，不摻入個人的興趣和感情。盡可能避免發表不必要的個人意見。做事要積極主動，謹言慎行，工作要有計劃地進行，對對方可能提出的問題，要事先做必要的請示。要嚴守國家機密，不在外賓面前談內部問題。除非因為工作關系，文件資料、工作Ⅱ記本等不得隨身攜帶。未經上級批準，不得自行接受外實的饋贈，但如果外賓堅持贈送小紀念品時，可先收下，并立即報告上級組織，并把禮品提交組織處理。另外，工作人員要及時、準確地向上級匯報外賓工作情況和生活要求以及對每種活動與事件的反應。

駕駛人員在每次參加涉外活動前，都要對車輛進行檢修，以確保車輛的行駛安全，并事先弄清行駛路線，必要時可事先熟悉路線，仔細觀察路上情況，有所準備，以免誤時誤事。招待外賓時，駕駛人員應熱情、主動，以優質的服務禮貌待客。外賓準備乘車時，駕駛員應將車門打開，并用手示意，防止客人頭部碰撞車門上端的車篷。待外賓坐好后再關車門，注意防止夾客人的手足。如果接待外國代表團，在主賓車上的人員上齊后，前衛車即可開始緩行，以免主賓車等候過久，防止后面的車輛掉隊。車輛之間要保持一定的距離。駕駛人員在未結束當天活動前，不得離車，以確保安全。