除了專用簽字廳，可以將會議廳、會客室按照簽字廳的規范進行布置。正規的簽字桌應該為長桌，上面鋪有深色的臺布。簽字桌應面向房門，橫放于室內。

如果是雙邊合作，桌子后面應擺放兩把椅子；如果簽署的是多邊合同，可以為每位簽字人擺一把椅子，也可以只擺放一把椅子，供簽字人輪流就座。簽字桌上應事先放好待簽的合同文本、簽字筆、墨水、吸水紙等文具。簽署國際性商務合同時，應在簽字桌上擺放各方的國旗。

在正式簽署合同之前，各方應該對合同的任一條款以至細節都達到一致的認同。簽約儀式的主方應提供待簽合同文本，穩妥起見.還可向各方提供一份副本  在準備時可以會同各方指定人員一起進行文本的校對、印刷和裝訂等準備工作。正式合同文本應該盡量精美·內頁以高檔的白紙印刷，規格一般為A4。

簽字人視合同的性質由各方確定，一般由談判代表出任簽字人，各方簽字人的身份應大體相當。參加簽字儀式的隨行人員，一般由各方參加會談的人員組成，人數也應大體相等，

簽字儀式是非常嚴肅的.各方簽約人員也應該重視服飾禮儀。簽字人、助簽人以及各方隨行人員都應該穿著正式西服套裝。簽字儀式上的禮賓人員可以穿西服套裙或者旗袍類的禮儀性服裝。

簽署雙邊合同時，主方簽字人應坐在簽字桌的左側，客方簽字人坐在簽字桌的右側。雙方各自的助簽人應站在己方簽字人的外側，以便在簽字過程中隨時對簽字人提供幫助。雙方其他隨行人員可以按順序在自己--方簽字人的對面就座，或按照職務高低列成一排站在簽字人的身后。排列時主方自右向左、客方自左向右，如果一行位置有限，可以繼續排列站在第二行、第三行。

簽署多邊合作協議時，簽字桌后面僅設一把坐椅的情況居多。各方簽字人可以依照事先約定的順序，依次前去簽約。各方的助簽人應遵照“以右為尊”的慣例，站立于簽字人的左側。其他各方的隨行人員應按照一定的順序，面對簽字桌站立或就座。

簽字儀式按照預定的時間開始后，各方簽字人員按順序進入簽字廳，按照座次禮儀在既定的位置上就座。簽字時由助簽人協助翻開文本，指明簽字處。各方應首先在己方的文本上簽字，再交由他方簽署，交換的工作應由助簽人來完成。在己方文本上簽字時，應當使自己名列首位，這樣在次序排列上可以使有關各方都有機會居于首位，以示各方平等。在禮儀上，這種做法被稱為“輪換制”。如果簽署的是多邊合同，一般由主方代表先簽字，然后依一定次序由各方代表簽字。

簽字完成后，助簽人換回各自的文本，各方簽字人相互握手，隨行人員應起立鼓掌表示祝賀。有時簽字人會交換各自剛剛使用的簽字筆，作為紀念。此后，禮賓人員應端上香檳酒，大家共同舉杯，相互祝愿，簽字儀式在喜慶的氛圍中圓滿結束。