新聞發布會是一個社會組織向新聞界發布有關組織信息、解釋組織重大事件而舉辦的活動。新聞發布會是借助大眾傳播媒介擴大影響、解釋問題的一種信息傳播溝通方式、社會組織的組建、重大事件的解釋、發布新戰略、推出新產品、簽約新項目、開通新產業等等重大事件都可以舉行新聞發布會。需要通過正式途徑告知新聞媒體時，發布會是一個常見的必不可少的手段。

第一，準備新聞發布會主題材料，包括發言稿、新聞通稿(發給記者)、宣傳材料、回答記者提問的提綱(答記者問的備忘錄)。這些內容要事先有充分準備，并進行過研究和討論。新聞發布時，對相關內容要統一認識、口徑，主要內容有專門起草稿件并打印出來，分發給記者。

第二，確定新聞發布會主持人和發言人。主持人一般由單位宣傳部門的負責人擔任。新聞發言人是發布會的最主要角色，一般由組織的宣傳事務官員承擔，有時也由組織主要負責人擔任。發言人級別高、有權威性。為了工作方便，可以給發言人配設助理人員輔助工作。新聞發言人回答記者提問，是在眾目睽睽之下，就重要問題回答記者可能提出的尖銳問題，因此，是一項具有挑戰性、難度較大的工作。新聞發言人回答問題時，體現其政策水平、理論素養、語言表達能力和應變能力。

第三，確定邀請記者的人數和單位(報紙、電臺、電視臺、網站),一旦確定要提前一周發送請柬，并通過電話落實是否來參與。

第四，選擇合適的時間和地點。時間通常是上午10點或下午3點，1—2小時左右。在時間選擇上還要避開重要的政治事件和社會事件，媒體對這些事件的大篇幅報道任務，會沖淡企業新聞發布會的傳播效果。新聞發布會的場地可以選擇戶外(事件發生的現場，便于攝影記者拍照),也可以選擇室內。根據發布會規模的大小，室內發布會可以直接安排在企業的辦公場所或者選擇酒店。

第五，新聞發布會注意事項。我國對新聞發布會是有嚴格申報、審批程序的，政府機關組織新聞發布會按照程序工作。對企業而言，舉行“××信息發布會”或“××媒體溝通會”即可。

第六，新聞發布會的具體事項安排也要考慮。如：會議廳容納人數多少，主席臺的大小，新聞發布會的席位擺放；投影設備和麥克風，電源位置；布景的主題內容，會議日期，企業標識，背景色調；外圍場景的布置，如橫幅豎幅、飄空氣球、拱形門等；相關服務飲料的提供等等。