(1)對使用冷藏車運送的貨物，裝車完畢，發站應認真填寫“冷藏車作業單”，隨車遞送。使用機械冷藏車運送時，對同一到站和要求同一溫度的貨物，可不限車數填寫一份，交機械冷藏車乘務組遞交到站?！袄洳剀囎鳂I單”是全面掌握易腐貨物運輸過程的基本記錄。始發站、中途站、加冰所及到站都應按照要求逐項填記，以便作為總結易腐貨物運輸經驗和檢查分析運輸事故，劃分工作責任的一種依據，并作為吸取教訓改進工作的參考。

(2)在沿途需要加冰、上水的鮮活貨物車輛，發站、中途加冰所以及上水站應用電報依次向前方加冰所和所在站以及上水站進行預報(必要時用電話輔助通知），并抄知第二加冰所和所在站，最后一個加冰所應向到站預報。電報電文和代號如下：

在電文首部應冠以“加冰預報”、“上水預報”字樣。整列運輸時，代號(3)只報車型、車數，不報車號。代號(6)由最后一個加冰所向到站預報。

機械冷藏車在途中需要上水時，乘務員應向指定的上水站發出上水預報。