(1)提出會見要求。應將要求會見的人的姓名、職務以及會見什么人、會見的目的告訴對方，接見方應及早給予答復，約定時間。若不能接見，應委婉解釋。

按照國際規則，在國際交往中，各主權國家不分大小、強弱，是一律平等的。因此，提出會見要求的既可以是東道國，也可以是來訪國使節。從國際禮節慣例和兩國的關系上考慮，東道國應根據對方的身份及來訪的目的，在來訪者抵達的當日或次日，安排相應的領導人和部門負責人會見。來訪者及外交使節亦可以根據兩國關系和本人身份及來訪目的與性質，主動提出拜會東道國的某些領導人和部門負責人。

通常，禮節性拜會是由身份低的人拜會身份高的人，來訪者拜見東道主。外交使節到任或離任，應對與本國有外交關系的國家駐當地使節作禮節性拜會。

(2)會場布置與座位安排：

場地安排：會見通常安排在會客室或辦公室，也有在賓客下榻的會客室內進行會談。桌上經常放置兩國國旗，現場設置標有中外文字的座位卡，卡片字跡應整潔、清楚，以便對號入座。會見會談的場地應安排足夠的座位，若談話聲音不足以讓全體人員聽清楚，應事先安裝擴音設備。

會見座位安排：可采取賓主各坐一邊，也可采取賓主穿插的坐法，記錄員和翻譯人員坐在賓主的后面。國際上通常這樣安排：主賓、主人席安排在正門位置，客人座位安排在主人右側，其他客人按禮賓順序在主賓一側就坐，主方陪同人員在主人一側按身份高低就坐。我國習慣是分兩邊坐，客人坐右邊，各方隨行陪見人員按賓主兩邊就坐?？腿俗话才旁瓌t上依據國際禮賓次序慣例，并結合具體情況靈活運用。

會談座位安排：會談分為雙邊會談和多邊會談。雙邊會談通常是用長方形的桌子或圓形的桌子，多邊會談采用圓形或擺成方形的桌子。不論什么形式，均以正對門的位置為上座。

(3)通報安排事宜：作為接見一方的安排者，應主動將會見的時間、地點、主方出席人等，以及具體安排和有關注意事項通知對方，以便對方及早做準備。作為前往會見的一方，則應主動向接見方的安排者了解上述情況，并通知有關出席人員。

(4)攝影：如會見時需要安排合影，應事先排好主要人員的合影圖和布置好攝影設備。合影時，主人和主賓居中，并以主人右側為上，按禮賓次序安排其他人員。一般來說，合影時主接見者的兩邊均應安排主方人員。

(5)迎送：客人到達門口時，主人可在主樓大門迎接，也可在會客廳門口迎候。若是選擇后一種迎候方式，主人應安排工作人員在大門口迎接并引導至會客廳。會見結束時，主人應送客人至車前或門口握別，目送客人離去后才可走開。

(6)回訪：客人來訪一段時間后，主人應回訪。外交團之間對同等級的到任禮節性拜訪，按慣例均應回拜，身份高者對身份低的人的拜見也可不予以回拜。此外，若客人是參加外交場合的特有儀式，則不需回拜，如慶典、憑吊等，在對方舉行特有儀式時前往拜訪即可。

(7)其他：會談會見時還應注意其他一些事項。如，會談開始時，除與會人員外，其他人員應退場；若安排采訪，可在會談開始前采訪幾分鐘，然后全部離場；應事先備好飲料等。