采購計劃是從公司內部的一個用料部門發出采購需求開始到獲得所需貨物的整個過程。通常，這個過程包含有6個步驟。

(1)采購需求。采購需求往往是公司內一個部門發出的物料需求單，其中包括需要的物料、數量、需要的時間，以及應具備的質量要求。

(2)選擇供應商。供應商選擇對一個公司而言十分重要。在選擇供應商時，公司需要進行市場分析。一般來說，成本是一個重要的競爭因素。其他要考慮的因素有物料質量及準時發送時間等。

(3)談判合同。在具體談判一項采購合同之前，采購人員應該使用ABC分析方法對需購買的產品進行分析，并根據產品的使用量和價值將產品分成3大類。A類物品通常占所有物品使用量的20%,但其價值占到了總價值的80%;B類物品占所有物品使用量的30%,占總價值的15%;C類物品通常占所有物品使用量的50%,但其價值只占總價值的5%。大量的C類物品通常每年只需談判一次，以獲得數量折扣。中等數量的B類物品可以個別處理或者也采用批量采購訂單。需求數量很少的A類物品則可以由提出需求的部門和供應商直接聯系采購。

(4)發出采購訂單。在確定合適的供應商和談妥合同后，就可以發出采購訂單了。采購訂單包括的信息有采購的產品、采購數量、單價、總價、公司地址、發貨安排、支付條款、修改約定、離岸價（FOB)條款和其他的一些相關問題。采購訂單是購買者提供給供應商的。當供應商接收了訂單，采購訂單就成為具有法律效用的文件。

(5)追蹤采購訂單。當供應商接收了采購訂單后，采購人員應該跟蹤訂單，確保訂貨能夠及時履行。另外，如果購買方在有關訂貨數量和發貨日期等方面有所變化，采購人員應該及時通知供應商，使供應商有時間修改生產計劃。

(6)接收采購訂貨。當接收到訂貨時，購買方應該檢査采購物品的數量和質量。如果數量出現差錯，供應商應該及時糾正錯誤，如果質量沒有滿足要求，采購物品應予以退回，或作進一步的調査。如果發貨日期出錯，供應商應該為延遲交貨作出補償。

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