在處理事故的理賠和索賠過程中，14頭承諾或口頭約定一般不予采納接受，必須以書面形式的材料（包括照片、必像等）進行談判溝通，當當人之間互相提供、收集的材料必須整理歸檔，以便審閱查詢。這些材料主要有以下幾個方面：

（1）事故現場的記載，并要求內容真實、原始；

（2）現場錄像、照片，并要求從各個不同角度拍攝：

（3）事故報告，并要求詳細說明書事故的發生時間、地點環境、當率人、涉及者和目擊者、事故原因、損失物品、目測損壞或傷害程度，初步處理意見；

（4）商檢報告或公估行的鑒定報告或理貨報告；

（5）事故損失的貨品清單、價值、合同、發票等有效憑證；

（6）向責任方追索賠償的索賠報告或受理損失方提出賠償要求的理賠報告；

（7）發生貨損、貨差、箱損、箱差、機損、船損等事故，則需提供進出口艙單、裝箱單、船舶規范等業務流程中的相關單證；

（8）發生道路交通事故，則需公安交通機關的責任認定書、裁決書、調解書、損失清單等有關費用單證；

（9）發生人身傷亡事故，則需要醫療報告、病史記錄、醫藥費憑證、傷殘、死亡等陳院證明；

（10）其他與事故有關的各種有效憑證。

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