使用于國際鐵路貨物運輸中的各種單據，基本上分為兩個部分，即外貿商務單據和鐵路運輸單據。

（1）外貿商務單據（包括海關、商檢、保險及其他文件）

國際鐵路聯運的外貿進出口單據和其他運輸方式使用的進出口單據基本一樣，主要是外貿商務單據和海關文件（包括商檢文件）。

（2）國際鐵路貨物運輸單據的特點

由于中國與周邊國家現行的國際鐵路貨物運輸，其形成受歷史政治條件限制，因此運輸責任、運輸條件、物權轉讓、交貨條款等與國際貿易慣例存在一定差異，其單據也具有一定的特殊性。

1）在國際鐵路運輸中，可以在邊境口岸通關，也可以在國內發運車站報關。這樣會造成報關地與實際貨物出境地的不一致，在這種情況下，運輸及外貿單據的準確使用和繕制更重要。

2）國際鐵路貨物聯運規定，在履行海關手續時，每一鐵路車輛為一票貨物報關。這樣，在大型項目中多車發運，需給每一輛鐵路車輛準備一套海關文件。如成套設備需整列發運，要事先向報關海關提出申請，獲批后用一套出口單據報關。

3）在內地發運站報關時，鐵路車輛可以作為監管運輸工具使用，由海關加封后準予監管運輸到國境站出境。值得注意的是由于用鐵路聯運出口的貨物，有部分是無法裝載在具備密封條件的棚車或集裝箱中的，如大型機具、金屬構架、散裝貨物等，所以有些內地海關往往以無密閉加封條件而不準予在發運車站報關。

4）在發運站報關后海關準予放行，但此時貨物還在鐵路車輛運至國境站途中，尚未出境。發運站海關在未得到國境站海關貨物已出境的回執前，是不會退還外匯核銷單、出口退稅單和用于收匯核銷的海關單據。

5）國際鐵路貨物聯運的工作語言是中文和俄文，運輸文件和單據的填寫必須使用本國文字和工作語言的一種同時繕寫。而國際商務和海關、商檢的通用語言是英文，這一點在繕寫國際鐵路聯運單據時必須注意，并加以必要的說明。運輸單據必須嚴格按《國際貨協》規定填寫。

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