在商務活動中，商務書信可以用來傳遞信息、洽談生意、磋商問題。盡管快捷的通信工具，如手機、傳真機、電子郵件等發展迅速，并在現代商務活動中逐漸普及，但書信依然有著其他商務通信形式無法取代的功能，在各種通信方式中仍占據重要地位。

商務信函不需要華麗優美的詞句，應盡量使用簡單樸實的語言準確表達自己的意思，讓對方清楚了解自己想說什么。下面是寫作商務信函的禮

儀要求。

1.口語化

每一封信函的往來，都是商務人士之間的一次交流。人都是感性的，所以商務人士需要在自己的信函里體現感性的一面。然而很多人都有_種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。其實我們簡單地來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我或我們做主語，這樣才能使信函讀起來熱情，顯得更為友好，就像兩個朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。

2.語氣語調

由于商務人員寫的信函都有其目的性，所以在信函里所釆用的語氣語調也應該符合自己的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，你要寫的這封信函是想達到一個什么樣的目的，自己希望對收信人產生一種怎樣的影響，是歉意的、勸說性的，還是堅決的、要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。

3.簡明扼要

信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點，如果不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容，請毫不留情地舍棄它們。因為這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽。

在信函中，當涉及數據或者具體的信息時，比如時間、地點、價格、貨號等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。

4.真誠

不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，所以商務人士的信函也必須能夠充分體現自己的真誠。不管說什么，都要帶著己方的誠意去寫。把寫好的信函拿起來認真讀一遍，確保你的自然和真誠。

5.禮貌

我們這里所說的木國，并不是簡單用一些禮貌用語就可以的，而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別入交流，那么就算你這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去今后的合作機會。

特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對你的指責不公平時，請表現一下你的高姿態，你可以據理力爭，說明你的觀點，但注意要講究禮節，避免用冒犯性的語言。

還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承；真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。

6.檢査

寫完之后，一定要檢査。最基本的一點是要確保拼寫和語法正確，然后檢查一孑自己所提供的事實、數據等是否有錯。即使在你的信函里有一個極小的失誤，也可能會破壞你在溝通方面的可信度，并使別人對你表達的其他信息產生懷疑。