“貨運代理”一詞，國際上雖沒有公認的、統一的定義，但一些權威機構和工具書及一些“標準交易條件”中都有一定的解釋。

聯合國亞太經合會對此的解釋是：貨運代理代表其客戶取得運輸，而本人并不起承運人的作用。貨運代理在不同國家有不同的名稱：關稅行代理人、清關代理人、關稅經營人、海運與發運代理人等。

國際貨運代理協會聯合會對“貨運代理”下的定義是：貨運代理是根據客戶的指示，并為客戶的利益而攬取貨物運輸的人，其本人并不是承運人。貨運代理也可以依這些條件，從事與運送合同有關的活動，如儲存（也含寄存）、報關、驗收、收款。

國外工具書稱“貨運代理”是：其業務為接收貨物，以倉儲、包裝、整車貨裝運、交貨等方式，把不夠整車的船貨（小船貨）集中成整車船貨。由此從低運費中取利的貨運代理人——公司或個人，其業務是為他人接收并海運商品（美國布蕃克法律詞典）。

對于“the freight forwarder”一詞，目前國內的譯法有“貨運代理”、“貨物運輸行”、"貨運代理人"、"貨運傳送人"等，譯法不同，實際上是同一概念。

從傳統意義上講，貨運代理通常充當代理的角色。他們替發貨人或貨主安排貨物的運輸，付運費、保險費、包裝費、海關稅等，然后收取費用（通常是整個費用的一個百分比），所有的成本開支由（或將由）客戶承擔。但近幾年來，貨運代理有時已經充當了合同的當事人，并且以貨運代理人的名義來安排屬于發貨人或委托人的貨物運輸。尤其當貨運代理執行多式聯運合同時，作為貨運代理的“標準交易條件”就不再適應了，它的契約義務受它所簽發的多式聯運提單條款的制約，此時貨運代理已成為無船承運人，也將像承運人一樣作為多式聯運經營人，承擔所負責運輸貨物的全部責任。

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