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物流知識

以流程再造促精益管理——中遠航運流程管理實踐體會

發布時間:2024-11-22

?精益管理的理念就是以最小的成本去實現企業目標,倡導以正確的方式做正確的事。其核心思想就是努力發現經營管理過程中的任何冗余、不增值的部分和活動予以消除,優化各種增值過程,達到效率最高、成本最低的目的。

精益管理的理念就是以最小的成本去實現企業目標,倡導以正確的方式做正確的事。其核心思想就是努力發現經營管理過程中的任何冗余、不增值的部分和活動予以消除,優化各種增值過程,達到效率最高、成本最低的目的。

許多管理活動都是精益管理理念的具體實踐,其中流程管理是最重要的手段之一。流程管理的特點就是對整個經營生產過程的各個組成流程進行優化,剔除所存在的任何管理冗余或空白,固化高效流程,保證上下游工序之間無縫隙接口,并在實踐中持續改進,精益求精,以獲得效率最高、浪費最少、成本最低的效果。這也是20世紀90年代末開始,流程再造風靡全世界的原因。

近幾年來,中遠航運在建立現代企業管理制度的實踐中不斷探索,逐步建立起具有遠洋運輸行業特色的"全面流程管理體系(Total Processes Control)",實踐了精益管理的理念。

1.全面集成,一體化管理

作為參與國際競爭的航運企業,必須滿足各類公約組織或港口國、地區的各種強制性或標準性管理規則要求,例如ISM、ISPS、ISO9001、ISO18000、OSHAS管理體系,等等。各種管理體系并存是航運企業常見的現象,而且,這還不是企業管理的全部,此外,還有財務、人事及行政管理制度,等等。

中遠航運在具體經營管理實踐中,發現多體系并存使管理人員和員工都感到迷惑或難以適從,容易產生管理空白或管理重疊,各部門、各崗位間容易造成推諉或資源爭奪,不但使工作效率下降,成本尤其隱性成本迅速上升,還帶來諸多弊端,有時甚至造成無法實現經營目標。

為了消除各種管理體系和制度并存帶來的弊端,中遠航運經過研究和探索,首創并建立了全面流程管理體系,將各類管理體系和各種管理制度等“多個婆婆”的要求融合在一起,形成系統集成的一體化管理,化繁為簡,進而為有效地實施精益管理打牢基礎。

中遠航運的全面流程管理體系由各類手冊、程序、操作須知和記錄組成。其中操作須知(或者管理規定)是整個體系的關鍵,是主要內容。相關員工不需要全面掌握手冊或者程序類的文件,只需要熟悉與自己有關的操作須知,并按照執行完成其工作職責即可。"一體化"的管理模式,使中遠航運的管理得到了優化,并獲得了良好的效果。

2005年1月16日,中遠航運與廣遠公司大規模資產重組后,大多數員工從廣遠進入中遠航運才三個月,由中國海事局交通安全質量管理體系審核中心主任丁寶成、副主任李金山、珠海海事局局長、黨組書記莊則平等組成的國內迄今為止最高規格的審核組,對中遠航運進行了安全管理體系審核,作出了“免開具不符合項”的結論。同年8月,中國海事局又對中遠航運進行了安全管理體系DOC證書換證審核,僅開出一項輕微不符合。參與審核的專家表示,以上結果在中國海事局審核史上是前所未有的。

2.精雕細琢,零隙管理

傳統功能管理,通過部門的功能劃分,實行下級對上級負責,疊層而上。傳統功能管理過于強調部門功能,無論事情巨細,均由部門領導負責和執行;上級部門布置的所有工作,必須經過本部門領導再次布置和貫徹,包括了解工作的進度、完成的質量等。對于員工而言,所有的工作都要通過部門領導布置,完成以后再向部門領導匯報。此外,由于部門功能劃分不清,分工重疊或缺漏,往往形成大量的扯皮、推諉、公文"長途旅行",以及邊緣工作無人問津等問題。這就容易產生時間長、工作效率低、資源消耗大等現象,有時甚至會把業務問題演變為人事問題,形成人員之間傾軋,管理者因此陷入艱難的人際協調之中。

中遠航運的全面流程管理就是變功能管理為流程管理,改變視角,將管理視角從管理者的視角改變為客戶的視角來思考問題;創新手段,摒棄按功能安排任務,將目標任務分解成高效率地實現目標的各種流程;突出崗位,明確責任人員,由強調部門負責轉變為強調所相關的崗位負責;保證流程中的各個相關崗位橫向接口無縫隙,而不管崗位是處于哪個部門或是什么職務,都平滑地對接操作。中遠航運這種“零隙”管理,是實施精益管理的良好基礎,并將在精益管理中得到進一步的發揚和更具體化。

3.腳踏實地,入微管理

精益管理就是要腳踏實地,力求細致入微。中遠航運流程管理中的任何工作要求都必須有明確的執行主體,也就是必須有相應的具體崗位,禁止沒有明確崗位或者以部門為執行主體的要求。要求必須具體,摒棄傳統宏觀式的如"進一步"、"提高"、"積極"和"經常"等這些難以量化的描述。強調具有可操作性,要求定義準確,不容出現口號式或多義的理解,避免執行者在執行中產生疑義,發生具體時間、事項等執行的偏差。體系文件標識清晰,便于培訓學習,涉及的崗位人員要完全熟悉和掌握與自己相關的流程后再去熟悉其他的流程。這又便于具體落實的監督,反饋變得非常容易,也使得流程易于為各崗位人員接受和遵守執行。

4.保持活力,足球隊式管理

中遠航運的流程管理,還應用了"足球隊式"管理的方法。"足球隊式"管理與傳統"樂隊式"管理的差別是:在樂隊中,每個人都專注于自己的樂器,都有自己不可變更的職責和屬于自己的樂譜,所有的人都嚴格地按照自己的樂譜,聽命于樂隊指揮,不去關注其他人如何演奏,非常的僵化、教條;而在足球隊中,每個隊員雖然各有任務、專長和位置,但都清楚全隊的目標,也清楚同伴的職責和當前的情況,可以看到同伴如何處理球,自己可以采取什么行動來配合,可以創造性地發揮,使得進攻或防守更好,在講究基本章法的同時具有良好的彈性。

公司制定的各項工作流程,規定了完成任務的基本原則,以及工作中可能遇到的情況和可以采取的相應對策。這也就等于教練(流程)向團隊進行了戰術布置,進行了完成任務的有效授權。在此后的過程中,再無須等領導具體指令,也無須向領導報告、請示,只需按照流程規定去做即可,對完成任務負責。

“足球隊式”管理實現了工作目標共享,使得團隊中的每一個人都關心流程的效果發揮,每一個人都要為流程的結果負責;也使得管理直接貼近工作目標和現場,"球"的位置變化信息可以得到迅速捕捉和處理,減少了決策與行動間的時間延遲,加快了對市場和競爭動態變化的反應,充分發揮了持續改進的作用。也就是說,每個員工都可以在完成任務過程中及時提出流程改進或創新(戰術調整)的建議,而公司對員工修改流程的建議迅速作出反應。

5.積極創新,信息共享管理

現代企業的管理都離不開網絡技術的支撐,然而,目前世界上還沒有適合專營特種雜貨船的管理軟件。為此,中遠航運根據經營管理特種船的特點,以流程管理為基礎,采用普通存儲與網絡共享技術,在網絡中增設一臺服務器,開辟了名為"S08"公司信息服務器Server08的平臺,按照流程管理的要求,把各員工的工作流程環節連接起來。這樣不但基本滿足了日常流程管理的需要,而且還具有其他系統所不具備的方便、隨時可以改進的優點,從而解決了信息儲存安全和日常信息溝通兩大難題。

中遠航運"S08"信息儲存與共享管理,就是每位員工必須按照流程要求,將自己通過各種渠道獲得的各種信息和在管理工作中形成的管理信息,存放到"S08"的相應文件夾中,不允許存放在自己的電腦中或封閉在個人的手里。而各位員工可根據需要被授權或閱讀或編輯這些文件。有授權的員工可隨時通過"S08"知道相關的海務、機務等人員已經或者正在處理的有關工作,還可以從中獲得處理的過程和處理的結果,等等,包括與船舶來往的所有電報

內容、照片、船舶證書、船員名單、貨載情況等。業務調度談好一個合同后,馬上將船舶航次載貨任務、對各崗位的要求及其指令等詳情放到“SO8”上,機務管理、海務管理、船員管理等崗位人員從該平臺,馬上獲得船舶受載貨物特性、航行的海區、??康母劭诘雀鞣矫媲闆r,以及需要完成的相應工作,然后也將工作完成情況放進“S08”去共享,此后業務調度人員,財務、商務、統計人員也同樣通過“S08”開展相關工作。信息共享管理,通過流程的形式,相關崗位人員相互之間可以及時、充分、準確掌握工作動態,保證了工作"無縫隙"銜接,讓所有的人都在“做正確的事”,從而極大地提高了工作效率。

6.化繁為簡,“傻瓜式”管理

所謂“傻瓜式”管理,即把規律性的日常工作簡單化,變成人的潛意識反應,讓大腦解放出來,使操作人員完全按照規定潛意識地去逐項完成。

中遠航運的"傻瓜式"管理是結合經營管理實際提出來的。首先是體系文件涉及廣泛、內容繁多;船員知識面廣但不精,也就是說不能準確把握。同時,船員又是船舶經營管理的基層執行主體,他們的執行力直接關系到經營的效應,如貨載管理、設備管理、安全操作等。為此,中遠航運將船舶的各種運作管理要求進行簡化,指明關鍵點,便于船員迅速理解和遵照執行,從而保證了船舶管理的各種規章制度的有效落實。其次是船員的素質參差不齊,文化結構、年齡結構、經驗資歷等都有差異,加上船員的工作特點,一是長期遠離管理機關獨立運作,知識難以得到更新;二是離崗長時間休假,容易造成業務生疏,因此需要更為方便的自學和規范性的提醒指導,以提高其執行力。此外,經濟全球化導致海運形勢變化越來越快,需要一種管理方式促使管理人員和船員更快地適應新形勢的要求,并盡快作出反應。中遠航運的"傻瓜式"管理就是創立獨具遠洋特色的船舶管理檢查表,把船舶大量管理流程表格化,使每個高級船員都有與自己職務相對應的專用檢查表,這些檢查表實際上隱含了與崗位相關的工作流程,既有工作標準和工作指導、培訓的作用,又有工作記錄的功能,為監督和檢查工作的執行奠定了良好基礎。與此同時,如果要對船舶管理流程進行改進或提出新的管理標準,只需要對船舶管理檢查表進行改版,并在"改版"中實現有效的改進。

在實施精益管理前,中遠航運全面流程管理體系就像一本“大辭典”,而這些方便隨身攜帶的檢查表就是“小詞典”,它的全面應用,實際上就是精益管理的具體實踐,既簡化了管理要求,方便了執行,又有具體量化指標,容易達到精益管理的效果。

7.群策群力,民主管理

中遠航運制定的管理流程,實行的是"立法局制度",除公司常務副總經理擔任秘書外,其他“立法委員”都是非固定的,而牽涉的相關崗位的員工就是當然的“立法委員”,其他員工也可以自愿自由參加。"立法會議"通常在秘書主持下召開,然后通過逐條討論和辯論展開"立法"工作,討論修改結束,文件(或流程)立即生效。

中遠航運的"立法",實際上是集思廣益,將員工個人經驗、才智、知識轉化為可持續運用的組織經驗、集體知識。"立法"過程中,員工通過充分溝通和辯論達成共識,實際上也是個培訓的過程。同時,因為流程執行者成為流程制定者,避免了紙上談兵,強化了流程的可操作性。"立法局制度",還無形中在員工中樹立了管理流程的權威性,做到了職工民主管理企業。


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