展品運輸是籌辦展覽的主要業務工作，也是國際展覽物流的最重要環節。其業務范圍主要包括：制訂展品運輸工作方案，確定展品類別、數量，安排展品的征集、制作、購買，安排展品、道具、宣傳品、行政用品的運輸，協調安排展品等貨物的裝箱、開箱、清點、保管，協作的效率和效果對國際展覽起著直接的、重要的影響和作用。

運輸工作是將展出所用的展品、道具、資料、行政用品、工具等用陸運、空運、海運或綜合方式從貨物原所在地運到展出所在地，并運回或運到下一個展出地點及辦理有關手續的工作。

展覽運輸，尤其是國際展覽運輸，是一項需要重視并認真做好的工作。運輸不發達，可能出現未運到、途中損壞、丟失等情況，可能導致很嚴重的后果。展覽運輸大致可分為三個階段：運輸籌劃、去程運輸和回程運輸。

1）運輸籌劃

運輸工作需要統籌策劃。運輸籌劃涉及運輸方式、運輸路線、運輸日程、運輸費用、運輸公司和代理等因素。

（1）調研。運輸籌劃之前首先要掌握各方面的情況，這就需要進行調查研究。調研的范圍主要根據工作需要安排，可以包括：運輸公司，報關代理，交通航運條件，可能的運輸路線和方式，發運地和目的地，車船運輸設施，港口設備的效率、安全狀況，運輸周期和班輪、班車，航班時間及費用標準，發運地和展出地對展品和道具的單證及手續要求與規定。（2）路線與方式。運輸路線與運輸方式有著密切的關系，常?；闆Q定因素。

運輸路線最簡單的是門到門運輸。這里的門到門運輸是指將卡車開到展出者所在地裝貨，然后直接開到展場卸貨的運輸方式，不是指將貨物交給運輸公司，由運輸公司安排運輸，在展場交貨的門到門運輸服務。國際運輸最常使用的路線可以分為三段：第一段，從展出者所在地將展品陸運到港口；第二段，從港口將展品海運到展覽會舉辦國的港口；第三段，從港口將展品陸運到展覽會所在地。運輸費用通常也是這樣計算的。

運輸方式主要有水運（包括海運和內陸水運）、空運、陸運（包括火車運輸、汽車運輸等）、郵遞、快遞、自帶等。運輸方式也可分為集中運輸或分別運輸、專運等。

其他運輸方式，包括特快專遞，適于特急、小件物品。另外，如果展品不多，很多展出者愿意隨身攜帶，但是要注意海關手續問題。

選擇運輸路線和方式的因素主要有：路程，距離遠近；時間，距離開幕式的時間；展品情況和特性，即數量、體積、重量等；特殊要求，比如展品是否易腐，是否需要冷藏等；費用，包括運費、保險費，海運和空運的保險費大不一樣；安全性。

運輸路線和運輸方式的安排有一些原則：盡量將展品運至展覽現場，即安排門到門運輸或門到門運輸服務；盡量使用集裝箱或其他安全的運輸方式；盡量不要多次發運，爭取一次發運，發運批數多了容易造成混亂；盡量減少搬運次數，以降低損率；盡量避免轉船、轉運。

（3）日程。展品運輸的日程要盡早安排，以便能協調安排好一系列工作，包括展品、道具、資料等展覽用品的籌備，使展品及其他展覽用品能在恰當的時間運抵目的地。

（4）費用。費用通常分為展品費和運輸費。展品費大多體現在正常的經營管理費用中，因此，大多不反映到展覽中。但是，展品運輸經理和展覽項目經理應當心中有數，在確切地計算展覽成本效益時需要考慮展品開支。

運輸費在開支中比較突出，通常分為運費（陸運、海運等）和雜費（裝卸、倉儲等）兩大類，統稱運雜費。運雜費一般包括以下內容。

①運輸里程。遠則貴，但是越遠則平均里程越便宜，這是運費中最顯著也是最容易懂的因素。

②勞務。運輸安排過程中需要的人力費用。

③時間。運輸公司有正常運輸日程，正常收費。但是，如果發運人需要加快運輸，運輸公司就需要作出專門安排，費用也將上升。比如，按規定貨運卡車每天只運行800km。如果時間緊，必須在一天內運行1000km以上，就必須安排兩個司機晝夜趕路，費用自然要多收。

④稅。運輸途中產生的收費征稅要全部加入運費中。

（5）集體運輸和單獨運輸。集體展出通常由組織者統一安排運輸。統一運輸有許多好處：一是可以節省參展者的時間和費用；二是可以避免混亂；三是可以保證將展品按時運到展地，并可以使用集裝箱方式運輸，安全、快捷。如果是單獨展出，或者集體展出卻不統一安排集體運輸，那么展出者就需要自己安排運輸事宜。單獨安排運輸的程序與統一安排運輸基本一樣。

（6）運輸問題。運輸工作安排不周到便會發牛問題，最常見的問題有：全部或部分展品、道具未及時運到；展品、道具因包裝不好而破損；尺寸、重量不合適，給運輸、裝卸帶來麻煩，并可能導致額外費用（作特殊安排）和延誤時間；缺少單證，比如產地證、檢疫證等，導致額外費用甚至導致扣貨、付款等麻煩和損失；未隨身將單證攜帶齊全，導致有關手續延誤；運輸標記不明確，造成運輸延誤；野蠻拆箱，造成包裝箱破損，回運時再使用困難；包裝箱儲存不善，造成丟失。

2）去程運輸

去程運輸是指展品自展出者所在地至展臺之間的運輸，一個比較完整的集體安排的去程運輸過程可以大致分以下幾個階段。

（1）展品集中。這是集體展出、統一安排運輸的特點。參展者交各自的展品、道具運到指定的集中地點。首先要安排一個合理的展品集中日期，合理是指考慮到參展者準備展品的時間和運輸所需時間而決定的日期。展品集中后，由集體展出的組織或受委托的人理貨，根據展品量安排運輸箱及運輸事宜。然后將展品箱拼裝裝入運輸箱內。

（2）裝車。裝車指在展品集中地將運輸箱裝上卡車，運往港口、機場或車站。裝車日期與下一程的長途發運日期應銜接好。裝車要做好現場記錄，核對箱數、監督裝車、辦理手續。發車后立即通知裝貨港口、機場或車站的運輸代理準備接貨。

（3）長途運輸。這是運輸的中心環節，包括水運（海運和內陸水運）、空運和陸運（火車運輸和卡車運輸），還可能包括中途的轉運，其中，海運手續最為復雜，卡車運輸最為簡單。

（4）交接。安排運輸的人員可能不參加展覽會，因此要將有關情況交代給指定的展臺人員。由于運輸環節多，因此要交代仔細，有關工作和情況可以列成表。

（5）接運。接運是指在目的地接收展品，辦理有關手續，并將展品安排到展館。展品發運后，應委托或派人在目的地接運，要了解展品到達情況，如果有延誤，立即采取措施，與運輸公司、運輸代理、港務局、展覽會組織者等有關單位聯系，商量辦法，爭取提前靠港卸貨并盡快運到展場。另外也要了解裝卸設備、辦事效率、手續環節等情況，提前做好卸貨及運抵展場的安排。

（6）掏箱。掏箱指將展品箱從運輸箱中掏出或卸下，并搬運到指定的展臺位置，可以委托運輸代理安排，也可以安排展臺人員做。如果委托運輸代理安排，展臺人員也應予以協助；要事先安排好掏箱時間、設備和工作，并考慮開箱、走動、搬運、布置等工作，確定道具、展品箱卸放位置。

（7）開箱。開箱指開展品箱，開箱工作一般由展臺人員自己做，特殊展品可以安排專業人員開箱。開箱次序要根據展臺布置進度和展場情況事先安排好，道具箱先開，其次開大件展品箱，貴重物品和小件物品箱后開。

3）回程運輸

回程運輸是指將展品運回至展出者所在地的運輸，簡稱作"回運"。但是對于安排統一運輸的集體展出組織者而言，將展品自展臺運至原展品集中地的運輸稱作“回運”，然后將展品自展品集中地分別運回給參展者所在地的運輸稱作“分運”。還有一種情況是將展品運至下一個展覽地，傳統上稱作"調運"。

（1）回運?；剡\與去程運輸基本相同，只是運輸方向相反，除了包裝、裝箱、裝車要抓緊時間外，其他時間一般要求不高。

（2）分運。展品回運到原先的展品集中地后，由集體展出的組織者或委托的運輸代理將展品箱再分別運還給參展者。分運工作也需要認真做，如果不是原負責人做，需要做工作交接。展品發運后，要及時通知參展者接貨，清點、裝車、發運等工作都要有記錄存檔，以備將來查詢。

（3）調運。調運也稱作轉運或調撥，有關安排和手續與去程運輸相似。如果緊接著有一個展覽會，展品自然需要調運到新展地。如果下一個展覽會日期還比較遙遠，則會產生回運還需要調運的問題，需要權衡工作需要，比較運費、倉儲費及占用流動資金等情況再作決定。如果是國際間的調運，可能會有比較復雜的海關手續。

4）有關的手續

做展品和運輸工作需要辦理一些手續，包括辦理單證、辦理海關手續、辦理保險等。參加國內展覽，自上而下帶展品，有關手續和單證要簡單一些。參加國際展覽，運輸展品，有關手續要復雜得多。出國辦展覽都需要辦理展品和運輸單證、海關手續、保險手續，但是，各國、各地對單證的具體要求可能不一樣，海關和保險手續的具體種類、具體程序也不盡相同，需要事先了解。

（1）單證。單證是展品和運輸有關單據、證明、文件的統稱。單證可以大致分為展品單證、運輸單證、海關單證和保險單證。

①展品單證。展品單證是有關展品的證明和文件，出國展覽需要辦理的單證多一些。展品單證包括展品清冊、普惠制原產地證書、原產地證明書、領事認證、商品檢驗證書、動植物檢疫證書、瀕危物種再出口證書、熏蒸證明、配額證等。

②運輸單證。運輸單證是辦理運輸所需的單據、證明、文件。運輸環節越多，尤其是國際運輸，單證的要求一般也就越多。發貨人辦理運輸需要填發一些委托通知，包括委托租船通知書、委托裝船通知書、空運托運書，等等；裝貨時需要辦理一些單證，包括貨載衡量單、裝箱單、集裝箱配箱明細表等；運輸方收到展品后，出具提貨單證，包括提單（海運提單、空運提單等）、鐵路貨運單等；回運展品后的委托分運通知單等；運費結算單證，包括運費清單、運雜費結算證明等。運輸工作每一事項一般都有一份書面單證，主要運輸單證有：委托裝船通知書、貨載衡量單（Cargo Measurement and Weight Sheet，CMWS）、裝箱單（Container Load Plan，CLP）、集裝箱配箱明細表、提單。

（2）海關。如果是出國展覽，需要辦理海關手續，程序是：①出國前在本國海關辦理出關報關手續；②在展出地海關辦理進關報關手續；③展后回國前，在展出地海關辦理出關結關手續，也稱再出口報關；④回國展品運回后在本國海關辦理進關結關手續，也稱作再進口報關。

①和④項是在本國海關辦理手續，②和③項是在展覽會所在地海關辦理手續。海關報、結關手續是隨展覽貨物流向辦理。海關報關手續可以由展出者辦理，也可以委托給運輸報關代理辦理。但是，也有些國家和地區海關規定必須由報關代理辦理。

（3）保險。組織展覽需要辦理保險。展覽會組織者一般不負責展出者展品的丟失、損壞和人員的傷亡事故，以及在展臺內發生的第三者傷亡事故。因此，展出者需要自行安排保險。保險涉及投保險別、投保金額、投保期限等問題。保險不僅涉及展品和運輸，還涉及展臺人員、參觀者等。

展品的運輸工作是一項比較煩瑣、復雜的工作，可能將運輸工作中的大部分具體業務委托給代理辦理。但是，展品的運輸必須掌握全面情況，指揮、協調、監督、配合有關方面保質保量地做好展品和運輸工作，以保證展覽工作的順利進行。