國際貿易單證工作貫穿于國際貨物貿易出口合同履行的始終，物流單證作為國際貿易單證的一個組成部分，具有工作量大、涉及面廣、時間性強和要求高等特點，在國際貿易業務中具有重要的意義。

(一)單證是企業進出口結算的基本工具

國際貿易是一種涉外的貨物與貨幣的交易，隨著國際貿易結算方式的變化、信用證方式的興起，再加上常用的貿易術語是C組(CFR、CIF、CPT、CIP)和F組(FOB、FCA、FAS)這兩組象征性交貨的貿易術語，在實際業務中主要表現為單證的買賣，結匯所用的隨附單證已成為貨款支付的主要憑據。

由此，國際貨物買賣在實際業務中表現為單證的買賣，貨物與貨幣的對流演變為單證與貨款的交換，賣方以單證代替對貨物的交付，買方則以付款贖單表示對貨物的收取。

(二)單證是合同履行的手段和證明

買賣合同的履行主要取決于兩個方面，即賣方交貨與買方付款。而在國際貨物買賣中大多數情況下貨物與貨款的交換必須通過單證來完成。在業務活動中提交相應單證是當事人履行合同的手段，也是當事人完成合同義務的證明。

合同訂立后，履行階段可概括為“貨、證、船、款”四環節，無論是哪個環節，進出口商及合同有關的相應各方只有在履行了約定義務的情況下才能取得相關單證，沒有提交應交付的單證就意味著沒有按規定履約。

在國際貿易中各種主要單證都有其特定的作用，其簽發、組合、交換都反映了合同履行的不同階段，也反映了買賣雙方責、權、利的發生、轉移和終止。因此，單證是合同履行中不可缺少的部分。

(三)單證工作必須符合國家的法律、法規和國際貿易慣例

出口單證在一定意義上代表著國家，體現了我國的外貿方針和政策，因而必須符合我國有關外貿的各項法規和制度。對外出口單證用于收匯，在發生糾紛時又常常是處理爭議的依據，出口單證還必須符合進口國有關法律、法規和慣例的要求，否則可能造成因單證的不規范、不確切、存在授人以柄的漏洞而引發麻煩，或在發生有關爭議后無法利用合法的手段(出示合格的單證)保護自己。

(四)單證工作直接影響國家、企業和個人的形象與利益

單證工作是出口企業經營管理中一個非常重要的環節，做好國際貿易單證工作對整個國家、每個企業和每個從業員工的形象和利益都有重大影響；另一方面也體現企業的業務和文化素質，顯示企業的品位和形象。

如果強化制單和審單工作，提高單證質量，就能在完成出口任務的同時，使企業利益有可靠的保障，為企業塑造良好形象，并且為國家多創造外匯。若單證質量不高，制單審單時粗心大意，輕則給企業收匯帶來不必要的麻煩，重則給企業和國家帶來無法挽回的經濟損失，給企業帶來負面效應。

(五)單證工作是企業經營管理的重要環節

企業對整個貿易環節都應進行有效的監管，單證管理又是最后一個環節，即使洽談、簽訂合同、備貨、報檢、報關、保險、裝運等環節沒有任何問題，在制作、提交單證方面出了問題，也會導致業務前功盡棄。