投標與招標一樣有其自身的運行規律，有與招標程序相適應的程序。

一、前期溝通

前期溝通是指物流供應商在潛在的客戶準備提出需求建議書(招標書)之前，就與潛在客戶建立聯系，通過多種形式與潛在客戶交往，了解他們的需求是怎樣產生的，從而醞釀滿足客戶需求的解決方案。通過與潛在客戶密切溝通，會使物流供應商處于一種有利地位。

二、準備投標資格預審資料與接受資格審查

從物流供應商被審查角度看，怎樣參加資格審查。審查與被審查是一個問題的兩個方面。因此，接受資格預審的投標人應該注意如下幾點：

1.廣泛收集招標信息，作好投標決策；

2.作好資格預審資料的準備；

3.重視資格預審要求，有針對性地填報資審資料；

4.注意公司文明，迎接現場調查。

三、研究招標文件

資格預審通過后，按規定的時間、地點，盡早購回招標文件。對招標文件要認真仔細地閱讀和研究，充分了解其內容和要求，以便作好投標的部署。如發現疑點則及時提請發標單位予以澄清。

對于招標文件，投標人應注意審查以下內容。

(1)仔細閱讀招標文件中“投標人須知”部分，明確了解在投標過程中投標者在什么時候做什么事，或不能做什么事，以提高工作效率，避免勞而無功甚至造成廢標現象。

(2)在了解整個項目的基礎上，詳細研究招標項目的具體技術要求、對招標的項目，除規格要求、產品型號外，特別要注意達到產品質量的保證條件。對附有加工產品圖紙的，要認真審核和研究圖紙上的每一尺寸和技術要求，不能有疏漏，遇有圖紙錯誤要及時向招標方要求澄清。

(3)從商務的角度上，要仔細研究合同條款，明確中標后享受的權利和應承擔的義務，除合同通用條款外，對具體項目的具體條款，如交貨期提前或推遲的罰款、材料供應辦法、付款方式等要特別注意。忽略了某一項都會造成利潤的減少，甚至虧損。

四、參加現場考察和標前會議

1.現場考察

現場考察是投標者必須經過的投標程序。按照國際慣例，投標者提出的報價單一般被認為是在現場考察的基礎上編制報價的。一旦報價單提出之后，投標者就無權因為現場考察不周、情況了解不細或其它因素考慮不周全而提出修改投標、調整報價或提出補償等要求?，F場考察既是投標者的權利，又是他的責任。因此，投標者在報價以前必須認真地進行現場考察，全面地、仔細地調查了解工作現場及其周圍的政治、經濟、地理等情況。

2.標前會議

現場考察結束后，招標方一般會安排標前會，針對招標文件中出現的差異和不清楚的地方，回答投標人提出的問題。投標人應積極參加此會議，利用這個機會獲得必要的信息。

五、投標書的編制

(一)投標書概述

1.投標書的內容

目前，我國還沒有統一的投標文件格式或范本，投標書的詳細程度取決于項目的復雜程度和招標要求。對于簡單的物流項目，投標書通常包括投標人基本保證、報價及有關附件；對于復雜的物流項目，投標書除了投標人基本保證、報價及有關附件之外，還包括技術方案、管理方案，甚至成本估算。由此可見，投標人基本保證、報價是投標書的必備內容，而技術方案和管理方案視項目的需要而定。

在實踐中，對于較為復雜的物流項目，技術方案、管理方案和報價這3個部分可能是3個獨立的冊子。此外，技術方案和管理方案也常常以項目建議書的方式由投標人先行提交，以作為投標人資格預審的必備文件。

2.投標書的編制要求

投標人制作投標書時，除了應滿足客戶需求建議書或招標書的要求之外，還應該滿足客戶評標的方法與標準。有關客戶評標的方法與標準已在上一節中作了綜述，下面再進一步予以說明?？蛻粼谠u估投標書時常用的一些標準如下：

(1)物流供應商是否遵從客戶在需求建議書中提到的要求和工作表述；

(2)物流供應商對客戶問題與需求的理解；

(3)物流供應商提出的解決問題的方法的合理性與可行性；

(4)物流供應商具有的有關類似項目的經驗與成功經歷；

(5)物流供應商將被委托負責項目工作的主要人員的經驗；

(6)物流供應商的管理能力，包括物流供應商有關計劃和控制物流項目，以確保物流項目任務在預算內按時完成的能力；

(7)物流供應商進度計劃的現實性；

(8)價格?？蛻艨赡懿粌H會評估物流供應商的項目總成本，而且會評估解決方案中成本部分的詳細結構?？蛻絷P心的是，物流供應商所提價格的合理性、現實性與完善性。

3.投標書編制步驟

無論投標書的內容如何，物流供應商都應遵循以下步驟編制投標書：

(1)理解客戶的需求，確定項目的目標；

(2)技術方案初步設計；

(3)管理方案初步設計；

(4)參考客戶評價方法和評價標準來審視自己提出的解決方案，并結合自己的實際情況，對方案進行最后的修正；

(5)成本估算并報價；

(6)按招標書的要求編寫正式的投標書。

(二)技術方案設計

在投標書中描述技術方案的目的，是使客戶認識到物流供應商是怎樣理解客戶需求或問題的，并且能夠提供風險最低且收益最大的解決方案。

1.技術方案設計的內容

由于投標時間緊迫，故技術方案不可制訂得過細，但要抓住要點，抓住招標注意的重點，既簡明扼要又切中要害地說明問題。技術方案的描述，通常應當包括以下內容：

(1)理解問題

應當用自己的話來表明物流供應商對客戶的問題或需求的理解，而不是僅僅重述客戶在需求建議書中寫的問題表述。

(2)提出方法或解決方案

在一般情況下，技術方案的描述，可能會包括以下內容：①如何收集、分析和評價有關問題的資料信息；

②評估幾個備選方案或進一步提出解決方案的方法是什么；③提出方案或方法的基本原理；④確認提出的方案或解決方法將能夠滿足客戶的需求建議書中所陳述的各種要求。

如果物流供應商不能滿足某些特定的客戶要求，那么應當在技術方案說明中表明這一點。對于客戶要求中會涉及的每一個例外事件，物流供應商應當解釋為什么他的要求是不恰當的或為什么不能滿其要求，并提出替換選擇。

(3)客戶的收益

投標書中應當表述所提方案或方法如何能使客戶受益。受益可能是數量上的或是質量上的，還可能包括成本節約、減少程序時間、減少庫存、更好的客戶服務、更少的廢品殘品率或差錯率、提高安全條件、更多的及時信息和減少維修次數等。技術方案的這一部分應當通過與競爭對手的比較，使客戶確認所提方法的價值。

2.技術方案設計的思路

物流運作方案是以客戶的物流需求為導向，從物流總代理的角度為客戶設計物流運作方案。由于不同客戶的需求側重點不同，因此應為客戶“量身定做”物流運作方案，細化客戶差異性需求，確定每一個客戶的需求模型，據此相應地設計物流運作方案。

(1)分析客戶的物流需求特征要素

①月度物流總量；②發運地、到達地；③確定月度物流分量；④分析產品特征，包括品種、與配載要求有關的特征、與儲運保管有關的特征、與保險保價有關的特征；⑤銷售情況；⑥信息需求。

(2)建立物流需求模型

通過以上客戶需求特征分析，可據此建立物流需求模型，以確定客戶物流作業屬于哪種主導類型：倉儲作業主導型、干線運輸作業主導型(包括跨國或跨省、市的配送)、市內配送主導型、流通加工作業主導型等。

(3)確定物流運作方案

①倉儲方案

根據所建立的物流需求模型，針對不同作業類型的要求，采用運籌學及其它經濟預測方法確定以下內容：倉庫的選擇——倉庫的位置、類型及倉儲設備；庫存量的確定——庫存量、經濟庫存量、庫存面積。

②運輸與配送方案

根據所建立的物流需求模型，針對不同作業類型的要求，采用運籌學及其它經濟預測方法確定以下內容：運輸方式、運輸工具類型，以及是否需要外包、運輸路線、營運方式等。

③貨運代理、通關、保險等作業方案

除了倉儲方案、運輸方案之外，根據需要，還應對貨運代理、貨物通關、貨物保險等作業內容進行論證，并提出解決方案。

④方案的整體規劃與優化

單一倉儲方案、運輸方案、配送方案及其它作業方案最優并不等于整體的最優，因此，還必須從整個物流網絡的角度，將倉儲方案、運輸方案、配送方案等綜合考慮，以選擇最優的整體方案。

(三)管理方案設計

管理方案的主要內容是詳細敘述投標人如何實施物流運作方案，其目的是使客戶確信投標人能做好物流項目所提出的工作，并且可以保證收到預期結果。

(1)工作任務描述

管理方案應當界定在完成項目中將要執行的主要任務，并且提供每個主要任務所包括內容的簡要描述。

(2)項目組織

管理方案應當描述物流供應商將如何組織工作和資源，以便執行項目。大型項目會涉及到許多分包商，設計一個組織關系圖可能更為合適，并把被委任為每個項目的負責人的名字附在主要的項目功能之后。將被委任于該項目的關鍵人員的簡歷也應當包括進去，以便使客戶了解他們主要的相關經歷，使客戶確信項目會成功。除了組織關系圖之外，物流供應商還可以用一個責任矩陣來列出主要項目任務和負責每項任務的完成人員、組織或分包商名稱。

(3)工作流程及信息處理流程

管理方案應當包括物流供應商完成項目所必需的執行的工作流程及信息處理流程，包括合同期間需要定期報告的內容與措施。對于有嚴格時間要求的項目，還應提供主要任務的進度計劃，以表明物流供應商能在需求建議書所陳述的時間限制內按要求完成項目。

(4)成本、質量控制措施

管理方案應當包括諸如質量保證、質量控制、成本控制等具體措施。

(5)相關經驗

為了使客戶確信物流供應商能執行項目，應當列出本物流供應商曾執行過類似項目。應當簡潔地描述過去的每個項目，并解釋說明從那個項目中得來的經驗，將怎樣有助于成功地執行所申請的項目。物流供應商也應當給客戶提供每個項目的價值，給客戶一個物流供應商有管理這種規模項目的能力的概念。

(6)設備和工具

有些項目會要求物流供應商使用特殊設備，比如物流管理信息系統、特種運輸設備、倉儲設備等。在這種情況下，申請書應該列出一個清單，說明物流供應商愿意提供自己擁有或租賃的一系列設備和特殊工具以便使客戶確信物流供應商擁有必備的資源。

(四)報價

1.報價時應考慮的因素

當投標人在準備投標書時一定要謹慎定價，不能高估了申請項目的價格，否則客戶將會選擇其他定價低的投標人。然而，又必須同樣小心避免低估申請項目價格，因為那將可能導致尷尬的、損害自己聲譽的結局。一般在對申請項目進行定價時，應考慮以下因素。

(1)成本估算的可信度。對物流項目進行成本估算是投標報價的基礎，因此，投標人應當花一定的時間，仔細考察項目并詳細地評估成本，而不是只作大約估計了事。

(2)接受低價位的情況。有時，投標人可能正處于極愿意接受低價格的境況中。這主要適用于如下3種情況：①投標人目前沒有多少業務可做，極需擴大業務量；②這個項目能夠提供拓展能力或擴展到新領域的機會，對自己長遠經營目標有利；③客戶的聲望比投標人大得多，力圖與客戶結成長期的戰略伙伴，提高公司形象和競爭力。

(3)客戶預算。如果投標人了解到客戶已經為此項目而做的預算，就不應該提出超過客戶預算的價格。通過幫助潛在客戶確認需求或提交一份附有成本預算的項目申請書，投標人能幫助客戶確定項目預算。

2.報價的基本程序

報價是投標環節的重要工作，通常應在投標單位的決策人主持下，由財務(預算)部門負責與業務部門密切配合進行。按照財務的常規預算辦法計算出物流項目的基礎標價。在基礎標價的基礎上進行多方案比較，決策人根據自身條件、招標者的要求、競爭對手以及市場的條件作出抉擇。

報價由估算成本和標高金兩部分組成，其中標高金包括利潤及分攤在該項目上的企業管理費。

六、投投標書的報送

1.標書的形成和簽署

投標人應按投標人須知規定，編制一份投標書正本和副本，并標明“投標書正本”和“投標書副本”,正副本如有不一致處應以正本為準。此外，投標書的正本和副本，均應使用不能擦去的墨水打印或書寫，并由投標人正式授權的一人或幾人簽署，授權書應以書面委托的方式出具，并附在投標書中。如有增加或修正的各項，都應由投標書簽字人簽字證明。

2.投標書的報送

(1)投標書的密封與標志。投標文件及附件準備妥善后，裝訂成冊，封皮可根據具體情況加以裝幀。全部投標文件裝入牛皮紙袋中再裝入招標單位發放的專用投標紙袋中，如無專用投標袋，則用雙層牛皮袋裝好并四周密封，蓋騎縫章，紙袋上應寫明投標者的全稱、地址，并注明是哪個項目的投標文件和投標時間。換言之，投標人應將投標書正本和每份副本分別密封在內層包封和一個外層包封中，并在包封上正確標明“正本”或“副本”;在內層和外層信封上都應：①標明負責開標的單位地址；②標明招標編號；③標明招標項目名稱；④標明在投標截止日期之前不得開標。

(2)投標截止期。投標人應在投標截止日期前，將標書遞交給招標人或其代理。

(3)遲到的投標書。招標人在投標截止日期以后收到的任何標書都將原封退回投標人。

(4)投標人在投標后可以在投標截止日期前，以書面形式通知招標人關于修改或撤回投標書的要求。經修改或撤回的投標書應按投標書密封和標志要求重新發送。

3.提交投標書的注意事項

在提交投標書之前要再次閱讀客戶的招標書，對照客戶的要求檢查看看有無遺漏。

(1)按時提交。特別是政府機構，對按時提交投標書要求嚴格，遲交的投標書不會被考慮接受。

(2)保證送達。一般投標書可以郵寄，郵寄時務必考慮充裕的郵遞時間，以免錯過投標截止日期。

(3)電話確認。在提交投標書之后，投標人要積極采取確認活動。應當給客戶打電話，以確認客戶已收到了投標書。幾天后，還可以與客戶再次聯系，詢問客戶關于投標書是否有問題或需要澄清什么。這樣以專業化的方式采取后續行動，會給客戶留下一個好的印象。

(4)關注他人。如果投標人顯得過分積極，則可能被客戶視作是試圖影響投標書評估過程的侵擾因素，因此不能過分。但是投標人還必須時刻注意到：其他競爭者是否在投標書提交之后，仍然與客戶保持聯系，他們做得是否過分。

(5)客戶可能的態度。有些大企業，特別是政府客戶，通常不會理睬來自投標人的后續聯系。因為只有這樣，才能做到沒有任何一家投標人獲得不公平的競爭優勢，避免了對投標書評估過程的影響。這類客戶通常會主動與投標人進行必要的溝通聯系，聯系通常以書面表格的形式進行，表中有一系列特定問題需要回答，或者還會包括需要個別投標人澄清的有關問題。如果是這樣的話，投標人的回答必須迅速、及時地反饋給客戶。