“貨運代理”一詞出現于20世紀的歐洲，來源于英文Freight Forwarder,在國際上至今尚無一個普遍公認的、統一的定義。隨著貨運代理業務在實踐中的發展，許多權威機構對貨運代理的解釋在總體上可劃分為兩個階段。

(一)貨運代理的不同定義

1.第一階段

國際貨運代理協會聯合會定義是：國際貨運代理是根據客戶的指示，并為客戶的利益而攬取貨物運輸的人，其本身并不是承運人。國際貨運代理也可以依照這些條件，從事與運輸合同有關的活動，如儲貨(也含寄存)、報關、驗收、收款等。聯合國亞太經社會的解釋是：國際貨運代理代表其客戶取得運輸，而本人并不起承運人的作用?！洞瑒辗赊o典》的解釋是：經營為他人安排貨物運輸業務的人。國際貨運代理有權代表他的被代理人就一切所發生的費用取得賠償，并有權得到償付他的服務費用。美國《船務和貨運代理業務辭典》的解釋是：準備航運單證、安排艙位、投保并辦理關稅手續工作，以取得費用的商業組織。

1990年我國原外經貿部發布的《關于國際貨物運輸代理業管理的若干規定》的定義是：“國際貨物運輸代理是介于貨主與承運人之間的中介人，是接受貨主或承運人委托，在授權范圍內辦理國際貨物運輸業務的中介”。該文規定“國際貨運代理除了擁有為代理業務所必需的倉庫和小型車隊外，一般不經營運輸工具，也不經營進出口商品”,貨運代理僅僅是聯系貨主和承運人根據他們委托辦理國際貨運業務的從業者。

這一階段對貨運代理的認識歸納為兩大特點：一是貨運代理只作為中間人或中介或代理人提供服務并得到費用，而不作為運輸當事人，即承運人；二是貨運代理接受客戶的委托，而對客戶的定義不明確，我國定義中提及客戶為貨主或承運人。

2.第二階段

美國《布萊克法律辭典》對國際貨運代理的解釋是：其業務為接收貨物，以倉儲、包裝、整車貨裝運、交貨等方式，把不夠整車的船貨(小船貨)集中成整車船貨，由此從低運費中取利的貨運代理——公司或個人，其業務是為他人接收并海運商品。美國出版的《物流管理》:貨運代理是以營利為目的的行業，他們把來自各種顧客手中的小批量裝運整合成大批量裝載，然后利用公共承運人(公路或航空的)進行運輸；在目的地，貨運代理把該大批量裝載拆分成原先較小的裝運量。

1995年原外經貿部發布的《中華人民共和國國際貨物運輸代理業管理規定》提出：國際貨運代理業是指接受進出口貨物收貨人、發貨人的委托，以委托人的名義或者以自己的名義，為委托人辦理國際貨物運輸及相關業務并收取服務報酬的行業。這里刪除“可以接受承運人的委托",即將船舶代理排除在貨運代理之外。

1998年原外經貿部在《中華人民共和國國際貨物運輸代理業管理規定實施細則》中對貨運代理業務范圍進行了擴大：國際貨運代理企業可以作為進出口貨物收貨人、發貨人的代理人，也可以作為獨立經營人。這一階段的特點體現在兩方面：一是貨運代理可以進行拼裝、拆裝業務，并賺取運費差價，成為獨立經營人角色；二是對客戶或顧客的理解確定為貨主，我國定義更明確指定為貨物發貨人或收貨人。

(二)國際貨運代理的定義

根據《中華人民共和國國際貨物運輸代理業管理規定》,國際貨運代理企業指接受進出口貨物發貨人、收貨人的委托，以委托人或以自己的名義為委托人辦理國際貨物運輸及相關業務并收取服務報酬的法人企業。貨運代理企業可以作為出口貨物的收貨人、發貨人的代理人，也可以作為獨立經營人。

貨運代理企業作為代理人從事貨代業務，指接受進出口貨物發貨人、收貨人或其代理人委托，以委托人或以自己名義為委托人辦理相關業務并收取代理費的企業。貨運代理企業作為獨立經營人從事貨代業務，指接受進出口貨物發貨人、收貨人或其代理人的委托，簽發運輸單證，履行運輸合同并收取運費或服務費的企業，如無船承運人NVOCC、多式聯運經營人MTO、第三方物流經營人。