采購運行機制的核心要素有三個：一是采購業務功能，二是采購管理功能，三是采購業務功能和采購管理功能有機結合形成的采購業務流程。

一、采購業務功能

采購工作主要有以下八項業務功能：

(一）編制采購計劃。采購人員依據需用單位提報的物資需求計劃，經過平衡庫存資源后，編制采購計劃。采購計劃明確了采購物資名稱、規格型號（技術要求）、數量、質量、交貨期等各項具體要求，是具體采購業務的實施指令。

(二）編制詢價方案。采購人員根據采購計劃，選擇合理的采購方式，選擇擬詢價（招標）、談判、競價的供應商范圍。編制詢價方案，是對具體采購業務的提前策劃。

(3)編制并發送詢價文件。釆購人員根據詢價方案要求，編制詢價（招標）文件，并發送給詢價方案中擬選擇的供應商。編制和發送詢價文件是把采購的具體要求傳遞給供應商，并要求供應商在規定的時間內進行回復。

(四）比質比價并編制采購方案□采購人員對供應商的報價（投標文件）進行比對分析，必要時組織與供應商進行技術和商務談判，綜合考慮質量、價格、交貨、售后服務以及供應商資信、歷史交易業績等因素，確定交易供應商和采購價格，形成采購方案。

(五）簽訂合同。采購人員根據采購方案確定的內容，起草采購合同，并按照企業相關制度的要求，履行合同審批和簽訂程序。

(六）接貨驗收。采購人員對供應商交付的物資組織實施接貨，并按照采購合同約定對到貨物資的數量、質量等方面進行檢驗。驗收合格后，辦理入庫手續。

(七）支付貨款。采購物資辦理入庫或交付需用單位后，采購人員根據合同約定的付款條件，辦理付款申請，并交由財務部門進行結算和對供應商付款。

(八）合同核銷。采購合同執行完成后，采購人員辦理合同核銷手續，并將采購合同及其相關資料、文件予以歸檔。

上述八項采購業務功能，構成了采購業務執行的主要內容，采購部門應通過優化采購業務操作功能，提高采購業務運行效率。