在時間就是效率的今天，在商務交往中，商務人員經常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送至異地，信息傳送速度非常重要。而傳統的郵寄方式難于滿足這一要求，傳真、電子郵件則解決了這一問題。

1.傳真禮儀

傳真機早已成為現代辦公不可或缺的設備之一，通過它發出和接收文件、書信、資料、圖表、照片等。在利用傳真對外聯絡時，商務人士必須注意以下禮儀問題。

(1)得體。使用傳真設備通信，在具體的操作上要力求標準而規范,

否則效果會受到一定的影響。發送傳真時，最好先用電話向對方通報一下，這樣既可以提醒對方，又可保證不會發錯傳真。單位傳真設備應有專人負責，無人看管時最好使之處于自動接收狀態，以免影響工作。單位傳真機不應與辦公電話屬同一條線路。

（2）禮貌。使用傳真時，商務人員必須注意維護個人以及單位的形象，要處處不失禮節。

①在發送傳真時，問候語與致謝語是不可少的。傳真件的語氣和行文風格應做到清楚、簡潔。

②出差在外使用公眾傳真設備時，要辦理必要的手續并防止泄密，此外，還要對工作人員以禮相待。

③?用傳真設備最看重其時效性，因此，在收到傳真后，應當在第一時間內告知對方，以免對方惦念。需要辦理或轉交他人傳真時，也不可拖延時間以免耽擱。

2.電子郵件禮儀

電子郵件，又稱電子函件或電子信函。使用電子郵件時，商務人士應注意以下禮儀問題。

（1）電子郵件應當認真撰寫。向他人發送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。在撰寫電子郵件時，必須注意：主題要明確；語言要流暢；內容要簡潔。

（2）電子郵件應當避免濫用。在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。若無必要，輕易不要向他人亂發電子郵件,尤其是不要與他人談天說地，更不宜隨意以這種方式在網上“征友”。一般而言，收到他人的重要電子郵件后，應即刻回復對方。

（3）電子郵件應當注意編碼。編碼的問題，是每一位電子郵件的使用者必須注意的。在使用中文向除了中國內地之外的其他國家和地區的華人發出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統,以保證對方可以收到您發的電子郵件。

（4）電子郵件應當慎選功能?，F在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能是必須慎用的。因為對電子郵件修飾過多，難免使其容量增大，收發時間增長，既浪費時間，又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。另外，電子郵件的收件人所擁有的軟件不_定能夠支持上述功能。

（5）適時整理郵箱。及時將有用的電子郵件地址保存在自己的通訊簿中。許多郵箱容量有限，要定期清理收件箱、發件箱、垃圾箱，這樣才能給新郵件留出足夠空間。