部門或單位之間就某一重大事件達成協議，簽訂合同，或者國家之間逋過談判，就政治、經濟、軍事、科技、文化等某一領域的相互關系達成協議，締結條約、協定或公約，往往都要舉行簽字儀式。

在商務交往中，人們在簽署合同之前，通常會竭力做好以下幾個步驟的準備工作。

1.恰當的簽字準備

（1）布置好簽字廳。簽字廳有常設專用的，也有臨時以會議廳、會客室來代替的。布置的總原則是：莊重、整潔、清靜。室內應當鋪滿地毯，除了必要的桌椅外，其他一切的擺設都不需要。正規的簽字桌上最好鋪設深綠色的臺布。

⑵按照儀式禮儀的規范，簽字桌應當橫放于室內。在簽字桌后，可擺放適量的座椅，供各方簽字人使用。

（3）在簽字桌上，循例應事先安放待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時所用的文具。

⑷與外商簽署涉外商務合同時，還需在簽字桌上插放有關各方的國旗。國旗的位置與順序必須按照禮賓序列排。

（5）簽字時各方代表的座次，是由主方代表先期排定的。簽字人在就座時，一般應當面對正門。

（6）在正式簽字之前，應由舉行簽字儀式的主方負責準備待簽合同的正式文本。按常規，應為在合同上正式簽字的有關各方，均提供一份待簽的合同文本。必要時，還可再向各方提供一份副本。

⑺簽署涉外商務合同時，按照國際慣例，待簽的合同文本應同時使用有關各方法定的官方語言，或是使用國際上通行的英文、法文。此外，亦可同時并用有關各方法定的官方語言與英文或法文。

⑻規范好簽字人員的服飾。按照規定，簽字人、助簽人以及隨員，在出席簽字儀式時，應當穿著具有禮服性質的深色西裝、中山裝或西裝套裙，并且配以白色襯衫與深色皮鞋。男士還必須系上單色領帶，以示正規。

2.簽字程序禮儀

（1）簽字儀式正式開始。有關各方人員進入簽字廳，在既定的位次上各就各位。

（2）簽字人正式簽署合同文本。通常的做法是：首先簽署己方保存的合同文本，再接著簽署他方保存的合同文本。

（3）簽字人正式交換經有關各方正式簽署的合同文本。此時，各方簽字人應熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆,

以資紀念。全場人員應鼓掌，表示祝賀。

⑷共飲香檳酒互相道賀。交換已簽的合同文本后，有關人員，尤其是簽字人當場干上一杯香檳酒，是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。

3.示

（1）在一般情況下，商務合同在正式簽署后，應提交有關方面進行公證，瞄才正式紋。

⑵商務禮儀規定：每個簽字人在由己方保留的合同文本上簽字時，按慣例應當名列首位。因此，每個簽字人均應首先簽署己方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一做法，在禮儀上稱為“輪換制”。輪流使有關各方均有機會居于首位一次，以顯示機會均等，各方平等。

（3）簽字儀式不一定非辦不可，但是，對于簽字本身卻必須鄭重對待，不可草草收場。

（4）如果是兩個以上的單位、部門或國家參加的簽署儀式，其基本過程與上面所述大體相同，只是相應增添簽字人員座位、簽字用具或國旗等。如果是簽訂國際多邊公約，則一般只設一個座位，由公約保存國的代表先入座位簽字，爾后各締約國的代表再按一定的順序，依次入座簽字。