理貨單證是指理貨機構在理貨業務中使用和出具的單證。理貨單證是船舶載運貨物在港口交接當時的數量和狀態的實際情況的原始記錄，因此具有憑證和證據的性質。

理貨單據具有以下作用。

（1）承運人與托運人或提單持有人之間辦理貨物數字和外表狀態交接的證明。（2）承運人、托運人、提單持有人及港方、保險人之間處理貨物索賠案件的憑證。（3）船舶發生港口安排作業、收貨人安排提貨的主要依據。（4）船舶在航行途中，保管、照料貨物的主要依據。（5）買賣雙方履行貿易合同情況的主要憑證。2.理貨單證的種類1）理貨委托書

理貨委托書是委托人委托理貨機構辦理理貨業務的書面憑證。

2）計數單

計數單是理貨員理貨計數的原始記錄。它是判斷卸船貨物數字是否有溢、短裝，裝船貨物數字是否正確的唯一依據。船方對計數單比較重視，在理貨過程中，要經常檢查理貨員編制的計數單是否準確。3）現場記錄

現場記錄是理貨人員記載貨物異常情況和現場情況的原始憑證。如發現進口貨物在船上有原殘、混裝、隔票不清等情況，均應編制現場記錄。

4）日報單

日報單是理貨組長向船方報告各艙貨物裝卸進度的單證。進口和出口貨物不能合制一張日報單。日報單上的貨物噸數為參考數，貨物件數是準確數，它根據當班的計數單填寫。

5）貨物溢短單

貨物溢短單是記載進口貨物件數溢出或短少的證明。它由理貨組長累計計數單，對照進口艙單匯總編制。貨物溢短單的編制，關系到船方的經濟利益，必須經大副或船長簽字。

6）貨物殘損單

貨物殘損單是記載進口貨物原殘情況的證明。它由理貨組長根據現場記錄匯總編制。貨物溢短單必須經大副或船長簽字。

7）分港卸貨單

分港卸貨單記載兩港分卸的同一票貨物在第一卸貨港卸貨件數的證明。由理貨員編制，作為第二卸貨港理貨的依據。

8）貨物分艙單

貨物分艙單是分港分艙記載每票貨物裝艙部位的清單。一個卸貨港編制一份，由理貨組長根據裝貨單編制。

9）貨物積載圖

貨物積載圖是出口貨物實際裝艙部位的示意圖，由理貨組長根據裝船過程中的變化，隨時修改貨物配載圖而繪制成的。

貨物積載圖對船方了解貨物裝船情況和貨物在艙內的積載部位，對卸貨港安排卸船作業和卸港理貨工作，都起著重要的作用。

10）理貨證明書

理貨證明書是委托方確認理貨工作的憑證，由理貨長編制。理貨證明書是理貨機構向船舶公司或其代理人結算各種費用的依據。